основатель агентства InMarketing.
Когда компании больше одного года, то картина бизнеса становится фрагментарной, то есть владелец не видит ее целиком. Куда движется компания, какие цели, насколько она эффективна? Постоянно тушатся пожары, времени на устранение причин пожара не остается, да и непонятно, как это сделать.
В итоге появляется выгорание и владелец не понимает почему сотрудники безынициативны, не берут ответственность на себя. При этом, как ни парадоксально, многое держится на ключевых сотрудниках.
Так вот построение системного бизнеса с четким разделением полномочий и ответственности помогает сделать сотрудников счастливее, так как появляются точные границы, которые не вызывают дискомфорт.
При создании и систематизации бизнеса, и особенно при построении маркетинговой стратегии и целеполагания, я считаю, всегда желательно идти от общего к частному, так как вся информация не систематизирована.
Так, к нам обратились из кондитерского дома Safia. Главная их проблема была, и из нее вытекали все остальные — отсутствие прописанных четких границ работы департамента маркетинга, описанных показателей и бизнес-процессов, позволяющих фокусироваться команде на заранее предполагаемом результате. Например, отсутствовали KPI по каждому сотруднику, хотя все выполняли свою работу ответственно.
За 5 месяцев мы провели больше 60 встреч с командой. Какие основные цели стояли перед мной и командой Safia:
- структуризация департамента маркетинга;
- систематизация бизнеса в области маркетинга компании;
- детальный разбор и оптимизация бизнес-процессов;
- внедрение прозрачной и мотивационной системы KPI;
- оптимальное распределение задач;
- улучшение и мониторинг работы каждого отдела и всего департамента в целом.
В итоге мы пересобрали организационную структуру маркетинга, прописали более 330 задач и 70 KPI для команды. И самое главное, сформировали список из более 100 процессов, одновременно описывая и оптимизируя их. В итоге, это должно помочь сэкономить Safia времени на сумму более 1 млрд сумов в год.
Кстати, данная статья сформирована по принципу чек-листа, если кто-то из читающих задумается о систематизации процессов, то перед ним инструкция к применению.
Знакомство с компанией и командой
Знакомство с корпоративной культурой компании или департамента — это всегда увлекательная и полезная часть моей работы.
Корпоративная культура — это продолжение характеров и привычек ключевых людей. Это ДНК компании, ведь многие решения принимаются на основе ценностей человека.
В первую очередь мы собрались со всей командой департамента маркетинга, чтобы познакомиться и обсудить существующую структуру.
Здесь мне было важно узнать видение каждого сотрудника, какой подход они применяют, как мыслят и на что ориентируются когда работают над своими проектами. Мы выявили зону ответственности каждого, узнали какая логика была заложена в существующую структуру и чем руководствовались при построении системы департамента.
От общего к частному
После знакомства мы перешли к работе с руководителями отделов и их сотрудниками по отдельности. Описали структуру задач с точки зрения логики каждого.
При этом анализе мы выявили, например, что дизайнеры находились в разрозненных отделах, после чего мы сгруппировали их в один и назначили руководителя. Руководитель отдела грамотно скоординировал работу всех дизайнеров, учитывая загруженность, квалификацию и навыки ребят по существовавшей системе грейдирования: senior, middle и junior.
Таким образом, получая четкие и правильно поставленные запросы (ТЗ) к отделу креативных разработок (так назвали отдел в структуре), руководитель стал распределять проекты между коллегами и отслеживать их выполнение, соблюдая дедлайны и требования к креативам.
Подобную работу мы проделали с каждым отделом, а точнее мы обозначили задачи и зону ответственности для каждого сотрудника.
Ключевой целью на этапе построения структуры департамента маркетинга для нас было вовлеченное участие всего департамента, чтобы создать сплоченность и мотивацию у команды в целом.
Нажмите для увеличения
Задачи и KPI. Главное — индивидуальный подход
По завершению предыдущего этапа, мы вновь обсудили задачи с каждым сотрудником индивидуально. Если в первый раз мы провели полный аудит должностных обязанностей, то на этом этапе мы изменили, скорректировали и дополнили фронт задач, основываясь на целях, которые компания Safia поставила на ближайшие 2 года.
В ходе таких встреч, которые прошли в несколько циклов, важно было рассмотреть и проанализировать как идет его работа, чтобы понимать, «куда движется», достигает ли сотрудник своих промежуточных целей, какой у него уровень мотивации, насколько он удовлетворен прогрессом и процессом, каковы его наблюдения.
Самое главное это было узнать есть ли синхронность между руководителем и сотрудниками в понимании целей, задач и KPI.
В ходе аудита было поставлено много новых и приоритетных задач.
Нажмите для увеличения
На этом этапе мы создали PR-отдел и вывели его из digital-отдела, так как мы решили, что эти структуры должны существовать в компании по отдельности.
Руководителями этих отделов стали сотрудники компании, которые в процессе нашего взаимодействия зарекомендовали себя как специалисты с хорошим потенциалом и с лидерскими способностями и качествами.
Если в вашей компании есть вакансия руководителя, то всегда рекомендую сначала рассмотреть кандидатов среди действующих сотрудников, так как онбординг будет быстрым и бесшовным.
Кстати, в ходе обсуждения каждой задачи и KPI наладился диалог в команде как по горизонтали, так и по вертикали организационной структуры, что привело к ускорению внедрения изменений.
Описание процессов
Этот этап был наиболее сложным. Для удобства мы создали соответствующие таблицы с пошаговым описанием бизнес-процессов для каждой активности, проанализировали и выявили самые приоритетные задачи, те, которые повторяются больше всего у каждого сотрудника в течении месяца.
Приведу более подробные примеры. В ходе анализа мы выявили, что больше всего времени у маркетолога уходит на объезд и проверку филиалов. Совместно с командой в три этапа нам удалось перераспределить и оптимизировать этот процесс. На проведение одной промо-активности на филиале у локального маркетолога уходило в среднем 5 часов. За месяц на это тратилось 20 часов рабочего времени.
Высвобожденное время маркетолог теперь может направить на внедрение и проработку наиболее эффективных и стратегически важных проектов.
Нажмите для увеличения
В digital-отделе мы усовершенствовали и обновили почти весь пласт работы, что позволило сфокусироваться на самых точечных моментах.
В отделе креативных разработок пересмотрели и укомплектовали деятельность дизайнеров. Углубляясь в процессы создания дизайнов и креативов, разделили зону ответственности и создали подробные чек-листы, прописали основные требования к ТЗ, посчитали сколько времени уходит у дизайнера на разработку дизайнов для разных рекламных носителей, например на разработку POS-материалов, билбордов, баннеров и прочее.
Все изменения позволили сотрудникам фокусироваться на конечной цели и достижении лучшего результата, не растрачивая время на излишние детали, а также получать вовремя адекватную обратную связь, видеть результаты и пользу своей работы.
Все это основной стимул к мотивации у работника. И, что немаловажно, изменения и развитие всегда помогают раскрывать личностный и профессиональный потенциал сотрудника.
Четкая систематизация и планирование
Каждый владелец бизнеса, директор департамента, руководитель отдела должен стремиться к тому, чтобы все бизнес-процессы работали систематически и автономно, чтобы каждый член команды подходил к своим обязанностям ответственно.
Придерживаясь этой цели мы внедрили в департаменте маркетинга Safia систему KPI — показатели всего отдела, которые складывались из KPI отдельного работника.
Эти конкретно измеримые и четкие показатели помогли нам правильно оценить работу каждого сотрудника. К примеру, для фотографов, видеографов ключевыми показателями стали — количество и качество отснятого контента. Лучшие показатели для отдела локального маркетинга — это продажи и продвижение филиалов. А в отделе digital отправной точкой является осведомленность и увеличение живой аудитории на просторах интернета.
KPI, которые мы трекали каждый день:
Нажмите для увеличения
В отделе креативных разработок ключевым индикатором служит качественная и креативная разработка дизайнов, а для отдела PR — повышение узнаваемости и лояльность к бренду.
Итоги
В ходе систематизации департамента маркетинга мы сформировали список всех процессов, которые выполняют сотрудники. Всего было описано более 100 процессов. Один процесс мы обсуждали по несколько раз, потому что невозможно было сразу ускорить коллективный мыслительный процесс всей команды.
Сначала мы описывали процесс как есть и потом каким он должен быть, то есть оптимизировали. Благодаря успешной групповой коммуникации нам удавалось оптимизировать каждый процесс, что приводило:
- к экономии времени и ускорению результата (без потери качества);
- высвобожденное время тратилось на более приоритетные направления.
В качестве примера предлагаю рассмотреть процесс «Объезд филиалов», выполняя который, команда из 4-х маркетологов в общей сумме 60 раз посещала запланированные филиалы с целью аудита на соответствие использования маркетинговых материалов.
Подробно разложив все шаги этого процесса, команда приняла решение перевести чек-лист из google-формы в Telegram-бот и обработка данных была автоматизирована благодаря возможностям бота. Кстати, все результаты объездов филиалов через бот стали напрямую, то есть без дополнительных посредников, передаваться сотруднику департамента маркетинга для устранения недостатков.
В итоге, за месяц было сэкономлено 68 часов или более 223 млн сумов в год. И это только по одному процессу.
Все это необходимо было для того, чтобы сформировать единую книгу основных бизнес-процессов, где будут собраны все выжимки работы маркетолога: структура, задачи, бизнес-процессы и KPI. Так называемый пошаговый универсальный гайд по работе в департаменте маркетинга компании Safia.
Также, это необходимо для того, чтобы задать и обозначить границы для сотрудника, который будет входить в структуру маркетингового департамента, чтобы он четко понимал, что будет делать, как и для чего.
А при масштабировании компании это снизит риск человеческого фактора, влияющего на маркетинговую стратегию и стратегию компании в целом.
