Евгения Сон,
аудитор, совладелец бухгалтерской компании Yaran Consulting.
В бизнесе пока руководители сосредоточены на росте продаж, переговорах и найме, на складах может что-то исчезать, техника — портиться, а деньги — утекать. Все вроде бы работает, но по факту — деньги буквально «рассосались». И становится понятно это только тогда, когда владельцы начинаете смотреть не в отчет, а на реальность.
Многие руководители думают: «У нас же ведется бухгалтерия — значит, все под контролем». Но бухгалтерия фиксирует операции: закупили, списали, продали. Она не расскажет, где именно находится тот принтер, работает ли он, и почему одна из машин стоит во дворе уже третий месяц.
В документах все может выглядеть так, будто все в порядке, а в реальности — техника не работает, товар испорчен, а дебиторская задолженность уже давно невозвратная. Именно для этого нужна инвентаризация: чтобы видеть не цифры, а реальное положение дел.
Инвентаризация — это инструмент руководителя. Это способ регулярно сверять, чем на самом деле располагает бизнес, и какие управленческие решения пора принять.
Что проверять и какие решения принимать
1. Техника и оборудование. Компьютеры, телефоны, спецтехника — все это может числиться в учете, но по факту либо не работает, либо пропало. Часто технику передают сотрудникам без оформления, например, когда срочно нужно перейти на удаленный формат работы. А потом сотрудник увольняется, и техника уходит вместе с ним или остается, но в нерабочем состоянии.
В нашей практике был случай, когда в одной торговой компании в 2020 году всех сотрудников срочно переводили на удаленку. Технику раздавали без актов, думая что все оформят потом, однако этого так и не случилось.
Когда компанию выкупил новый собственник и провел инвентаризацию, выяснилось, что около половины техники нет, а другая часть — в нерабочем состоянии. Оказалось, что уволенные сотрудники технику не вернули, а водители разобрали часть автомобилей на запчасти. Новый владелец рассчитывал на автопарк и оргтехнику, а получил сплошной убыток.
2. Товары и материалы. Формально склад заполнен, но продавать нечего: товар устарел, испортился, упаковка повреждена или сырье не подходит под оборудование. Такие «залежи» продолжают висеть в учете, занимая при этом место и ресурсы.
В ходе работы нам однажды довелось столкнуться с ситуацией, когда производственная компания несколько раз закупала сырье, которое не подходило под их оборудование. Так как партии были небольшими, на проблему просто «закрывали глаза». Через несколько лет при инвентаризации выяснилось, что на складе скопились значительные объемы непригодного сырья. Продать его уже нельзя — срок годности истек.
Деньги, вложенные в сырье, просто исчезли. Более того, выяснилось, что ответственные за закупки и склад сотрудники уже уволились. Получилось, что и товар испорчен, и спросить не с кого.
3. Касса и наличные деньги. Особенно это касается компаний с несколькими торговыми точками. Если нет контроля и регулярных проверок, то даже честный сотрудник может «перепутать свои и не свои» деньги. А если у сотрудника появляются личные трудности, соблазн велик.
Реальная история: в торговой компании с несколькими магазинами один из сотрудников начал брать из кассы деньги «в долг». Сначала мелочи — 200−300 тыс сумов. Потом — все больше и больше. Через год, когда провели проверку, сумма пропажи превысила 70 млн сумов. И это был шок — все думали, что человек надежный.
4. Документы, печати, ЭЦП, доверенности — все это зона повышенного риска особенно при частой смене кадров. Сотрудник уволился, а электронная подпись осталась действующей или доверенность никто не отозвал. Такие мелочи могут обернуться большими неприятностями.
Инвентаризация поможет навести порядок: закрыть доступы, аннулировать неактуальные документы, передать ответственность.
5. Задолженности. В учете числится дебиторская задолженность — формально деньги должны поступить, но никто не звонит, не пишет, не напоминает. Или наоборот — кредиторская задолженность: кто-то ждет оплату, а вы об этом забыли. Все это искажает реальную картину бизнеса.
Бывает и хуже: перед продажей бизнеса руководство решает «приукрасить» отчетность, а именно завышают дебиторку, чтобы показать «вот-вот придут деньги», и занижают кредиторку, чтобы не было видно долгов.
Получается, новый собственник покупает компанию с красивыми цифрами, а потом выясняется, что денег нет, но долги есть.
6. Инвестиции. Инвестиции в бизнесе — это не только «акции и облигации». Это могут быть займы партнерам, вложения в оборудование или размещение средств на депозитах. Часто такие вложения остаются без движения годами, не приносят дохода и не возвращаются. Однако в отчетах продолжают числиться как актив, создавая иллюзию благополучия.
Компания с сезонной прибылью решила вложить часть средств в местные акции и банковские депозиты, чтобы не держать деньги без дела. Однако через год процентные ставки снизились, акции не принесли ожидаемой доходности, а инвестиционную стратегию никто не пересмотрел.
Когда наступил несезон и бизнесу срочно понадобились средства, оказалось, что активы заморожены и использовать их невозможно. В результате инвестиции, которые должны были поддержать компанию в трудный период, наоборот — затормозили ее развитие.
Как часто проводить инвентаризацию
Инвентаризация — не просто формальность, а инструмент для сохранения прибыли и управления рисками. Невозможно выстроить адекватную финансовую модель, если не знать, на чем стоит компания.
- Склад и кассу стоит проверять хотя бы раз в квартал, чтобы понимать, где на самом деле находятся ваши деньги.
- Оборудование — минимум раз в год: техника, которая не работает, продолжает потреблять ресурсы и генерировать убытки.
- Документы, доверенности и доступы нужно пересматривать при каждом увольнении сотрудника — это вопрос не только порядка, но и безопасности.
- Долги и инвестиции желательно пересматривать не реже раза в полгода: иначе есть риск продолжать считать активами то, что на деле давно перестало ими быть.
Инвестиции без отдачи — это красиво оформленные убытки, а не стратегическое развитие.
Регулярная инвентаризация — это способ не только все контролировать, но и честно посмотреть на финансовое здоровье бизнеса. Это не «бумажная возня» и не дело только для бухгалтера. Это точка опоры и спокойный способ понять, что происходит в компании на самом деле.
